zoeken
 

Column: kloppen de cijfers?.


door Joost Pals, dinsdag 29 september 2020
De begroting en de jaarrekening zijn belangrijke documenten binnen de financiële cyclus van de gemeente. De accountant toetst of de cijfers van de jaarrekening kloppen.

Binnen het gemeentebestuur is de raad verantwoordelijk voor de kaders en de controle. Het college van B & W zorgt voor de uitvoering. Dat betekent dat de gemeenteraad de begroting vaststelt en dat het college met dat “kader” aan de slag gaat. Daarna legt het college via de jaarrekening verantwoording af wat er in het voorgaande jaar is uitgevoerd.

Accountantscontrole

De accountant werkt in opdracht van de gemeenteraad en ondersteunt bij de controle van de jaarrekening. Daarvoor maakt de accountant een zogenoemde controleverklaring. Hierin wordt aangegeven of de jaarrekening een “getrouw beeld” geeft van de werkelijkheid en ook of de uitvoering “rechtmatig” tot stand is gekomen. Kort gezegd, of de cijfers kloppen en of er volgens de regels is gewerkt.

De accountant controleert niet op fraude. Bij vermoedens zal hij dat melden, maar het is geen afzonderlijke taak bij de controle. Ook beperkt de controle zich tot de jaarrekening en wordt bij de jaarstukken (het verhaal om de cijfers heen) alleen gekeken of de toelichting aansluit bij de cijfers.

Bij getrouwheid moet je denken aan het realisme in de jaarstukken. Bijvoorbeeld of afschrijvingstermijnen niet onredelijk lang zijn. Of dat risico’s onderschat worden en grondexploitaties te rooskleurig in de boeken staan.

Voor de toets op de rechtmatigheid stelt de raad een normenkader vast. Dat bestaat uit wet- en regelgeving, maar ook de lokale verordeningen van de eigen gemeente. Met dat normenkader controleert de accountant of er volgens die regels is gehandeld.

Goedkeuringstoleranties

Foutloos is het nooit. Daarom worden goedkeuringstoleranties gehanteerd. Als de fouten onder de 1% van de totale lasten blijven, volgt er een goedkeurende controleverklaring. Voor onzekerheden geldt een percentage van 3% van de totale lasten. Slechts één of drie procent lijkt weinig, maar toch, voor het omvangrijke “sociaal domein” geeft dat bedragen van respectievelijk 1,2 en 3,6 miljoen euro. Pas wanneer die grenzen worden overschreden, volgt er géén goedkeurende controleverklaring.

Reden om zulke percentages te gebruiken is omdat je een balans moet vinden tussen enerzijds het detail en anderzijds de hoeveelheid werk (en dus uren en dus euro’s) die de accountant bezig is met de controle. Je ontkomt er niet aan dat de accountant de controle verricht met steekproeven.

Auditcommissie

Binnen het gemeentebestuur is er een auditcommissie. Dat is een commissie van de gemeenteraad die zich richt op de financiële huishouding. Ook het gesprek met de account is daar onderdeel van. De auditcommissie geeft de accountant ook specifieke aandachtspunten mee voor de controle. Bijvoorbeeld om extra te controleren op inkoop of verhuur van panden. Dat zijn actuele voorbeelden voor Bergen op Zoom.

Interne controle

Tot slot hebben we nog een verandering voor de boeg. Vanaf begrotingsjaar 2021 zal de controle op de rechtmatigheid niet meer plaatsvinden door de accountant, maar zal dat onder verantwoordelijkheid van het college van B & W plaatsvinden. De verantwoording gaat van extern naar intern. De accountant blijft wel toetsen op de getrouwheid, ook de getrouwheid van de rechtmatigheid. Dat laatste is maar goed ook, want zo’n externe blik is een belangrijke steun voor de gemeenteraad bij de financiële controle.

(Deze column is eerder geplaatst op www.kijkopbergenopzoom.nl)
 
© 2020 VVD Bergen op Zoom - Halsteren - Lepelstraat 
WebCMS: Koedie ICT